Как списать повышенные расходы на ГСМ с учетом зимних условий
В зимний период расход ГСМ увеличивается: водителям приходится долго разогревать машину, преодолевать снежные заносы и сугробы, буксовать. А в районах Крайнего Севера возможны ситуации, когда двигатель вообще нельзя глушить из-за слишком низких температур. В статье – примеры расчета расходов на ГСМ для таких ситуаций.
Как обосновать расходы на ГСМ
Строительные компании не относятся к автотранспортным, поэтому не обязаны нормировать расходы на ГСМ. НК не требует нормировать такие расходы. Не устанавливает он и правила, по которым нужно обосновывать затраты на ГСМ (письма Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097 и т. д.).
Но обосновать расходы нужно. Можно разработать собственные нормы, использовать информацию завода – изготовителя машины или заказать разработку нормативов сторонней организации. А можно использовать типовые нормы (Методические рекомендации, утв. распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р). Они предусматривают поправочные коэффициенты для разных условий работы транспорта (таблица ниже).
Какие коэффициенты при расчете расходов на ГСМ применяются в зимний период
| Условия | Повышающий коэффициент |
|---|---|
| Зимнее время года в зависимости от климатических районов страны | 5–20% |
| Чрезвычайные климатические и тяжелые дорожные условия в период снежных заносов, при сильном снегопаде и гололедице | Для дорог I, II и III категорий – до 35%, для дорог IV и V категорий – до 50% |
| Вынужденный простой автомобиля с включенным двигателем | До 10% за один час простоя |
| Зимнее или холодное (при среднесуточной температуре ниже +5 °C) время года на стоянках при необходимости пуска и прогрева | До 10% за один час стоянки или простоя |
Как подтвердить затраты на топливо
Если водитель покупает топливо за наличные, то для учета ГСМ в расходах необходимы чеки ККТ и авансовые отчеты. Если используются топливные карты, то нужен отчет эмитента карты о количестве топлива, отпущенного за месяц. Нужны и документы, которые подтвердят использование машины в служебных целях и расходование ГСМ: путевой лист и бухгалтерская справка.
С 15 декабря 2017 года используйте новые бланки путевых листов. Минтранс добавил в них два обязательных реквизита – дату и время предрейсового контроля (приказ от 07.11.2017 № 476). Его проводят компании, которые перевозят пассажиров и грузы. Кроме того, нужно будет указывать номер ОГРН компании или ОГРИП предпринимателя.
Как показать затраты на ГСМ в бухучете
Опасно
Не принимайте к вычету НДС по ГСМ без счета-фактуры. Иначе инспекторы доначислят налог
Покупка и списание ГСМ при наличных расчетах:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – выданы водителю деньги под отчет на приобретение ГСМ; |
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71 – оприходованы ГСМ на основании авансового отчета водителя; |
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71 – отражен НДС; |
ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19 – принят НДС по ГСМ к вычету; |
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 10 – включена в затраты стоимость ГСМ. |
Рассмотрим, как учитывать ГСМ по топливным картам.
Пример 1. Как учитывать ГСМ по топливным картам
Компания перечислила в декабре 118 000 руб., в том числе НДС – 18 000 руб. в счет оплаты ГСМ, отпускаемых по карте:
ДЕБЕТ 60 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО АВАНСАМ» КРЕДИТ 51 118 000 руб. – перечислены деньги за ГСМ, отпускаемые по топливной карте; |
Дебет 68 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам» 18 000 руб. – принят к в вычету авансовый НДС; |
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60 100 000 руб. – учтены отпущенные по картам ГСМ на основании отчета компании – эмитента карт; |
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60 18 000 руб. – отражен НДС по ГСМ; |
ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО АВАНСАМ» КРЕДИТ 19 18 000 руб. – принят к вычету НДС по ГСМ; |
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 68 18 000 руб. – восстановлен принятый к вычету с предоплаты по картам НДС; |
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 60 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО АВАНСАМ» 118 000 руб. – зачтен авансовый платеж в счет оплаты ГСМ; |
ДЕБЕТ 20 (26, 44) КРЕДИТ 10 100 000 руб. – учтена стоимость топлива в расходах. |
Пример 2. Как рассчитать расход ГСМ для бортовой машины
Бортовой автомобиль «Камаз-43253-15» передали из головного подразделения строительной компании, которое располагается в Московской области, в другой регион – в обособленное подразделение в Республике Коми. Базовая норма – 24,2 л/100 км. Величина зимней надбавки в Московской области составляет 10 процентов, в Республике Коми – 15 процентов. При расчете расхода топлива необходимо учитывать изменившийся поправочный коэффициент – 15 процентов.
Важно запомнить
Если приобретаете бензин по топливным картам, нужны отчеты эмитента о количестве отпущенного топлива за каждый месяц
Пример 3. Как рассчитать расход ГСМ для автокрана
Автокран КС-45717К-1 работает на удаленном объекте с вынужденным простоем с включенным двигателем. Пробег спецавтомобиля к месту работы и обратно составил 150 км, время работы оборудования – 5 ч, время простоя с включенным двигателем – 3 ч. Базовая норма – 40,0 л/100 км. Норма расхода оборудования – 6 л/маш.-ч.
Величина зимней надбавки – 15 процентов (Архангельская область). Расход топлива спецавтомобиля определяется по формуле:
Qн = (0,01 × Hsc × S + Ht × T) × (1 + 0,01 × D),
где Hsc – норма расхода топлива на пробег, л/100 км;
S – пробег спецавтомобиля к месту работы и обратно, км;
Hт – норма расхода топлива на работу спецоборудования, л/ч;
T – время работы оборудования, ч;
D – суммарная относительная надбавка или снижение к норме, % (при работе оборудования применяются только надбавки на работу в зимнее время и в горной местности). Расход топлива составит 103,5 л (0,01 × 40,0 × 150 + 6 × 5) × (1 + 0,01 × 15).
В случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем или его прогрева норма не превышает 10 процентов за один час простоя:
40,0 Л × (1 + 0,01 × 15 ) × 0,1 × 3 = 13,8 Л.
Пример 4. Как рассчитать расход ГСМ в районах Крайнего Севера
Подразделение компании находится в районе Крайнего Севера. Автомобиль – самосвал «Камаз 65115-62 (740.62)» выполнил три поездки с грузом, общий пробег составил 90 км. Из-за низких температур двигатель автомобиля нельзя глушить, поэтому вынужденное время прогрева составило 10 ч. Базовая норма – 39,7 л/100 км.
Величина зимней надбавки – 20 процентов (Республика Саха). Надбавка за чрезвычайные дорожные условия в период снежных заносов и при сильном снегопаде для дорог местного значения IV категории – 50 процентов. Норма расхода топлива на каждую поездку с грузом составляет 0,25 л. Расход топлива самосвала определяется по формуле:
QН = 0,01 × НS × S × (1 + 0,01 × D) + НZ × N,
где Нs – базовая норма расхода топлива автомобиля-самосвала с учетом транспортной работы, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка) к норме в процентах;
Нz – дополнительная норма расхода топлива на каждую ездку с грузом автомобиля-самосвала, л;
n – количество поездок за смену.
Расход топлива самосвала составит:
QН = 0,01 × 39,7 × 90 × (1 + 0,01 × (20 + 50)) + 0,25 × 3 = 61,49 Л.
В случаях вынужденного простоя автомобиля с включенным двигателем или его прогрева норма не превышает 10 процентов за один час простоя:
39,7 Л × (1 + 0,01 × 20 ) × 0,1 × 10 = 47,64 Л.
Памятка
Когда можно принять НДС к вычету при расчетах наличными
НДС по ГСМ, оплаченным наличными деньгами, можно принять к вычету, только если есть счет-фактура продавца с выделенной суммой налога. Приложенный к авансовому отчету чек ККТ, а также товарный чек или бланк строгой отчетности (БСО) с выделенной суммой НДС права на вычет НДС не дают (письмо Минфина от 25.08.2017 № 03-07-14/54643). Если НДС в чеке ККТ или БСО выделен, то стоимость приобретенных за наличные ГСМ включайте в расходы без НДС. Сам налог в расходах не учитывайте и к вычету не принимайте (письмо Минфина от 24.01.2017 № 03-07-11/3094). Но если НДС в документах не выделен, то стоимость ГСМ можно учесть в расходах в полной сумме.
